การจัดการฐานข้อมูล
ความหมายของฐานข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ โดยมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและเก็บข้อมูลที่ถูกรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ร่วมกัน
การจัดการฐานข้อมูล คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวมรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล รวมทั้งลดความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรด้วย
การจัดการฐานข้อมูลต้องอาศัยโปรแกรมที่ทำหนี้ที่ในการกำหนดลักษณะข้อมุลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล อำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูล กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้
ความสำคัญของระบบฐานข้อมูล
1. จัดเก็บและบันทึกข้อมูล
2. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
4. ลดความขัดแย้งหรือแตกต่างกันของข้อมูล
5. ป้องกันการแก้ไขข้อมูลต่างๆ
6. ความถูกต้องของข้อมูลมีมากขึ้น
7. สะดวกในการสืบค้นข้อมูล
8. ป้องกันการสูญหายของข้อมูล
9. เกิดการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศ
โครงสร้างข้อมูล
โครงสร้างข้อมูล หมายถึง ลักษณะการจัดแบ่งพิกัดต่างๆ ของข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนในแฟ้มข้อมูล เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถรับไปประมวลผลได้ ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
1. บิท คือ หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์
2. ไบท์หรือตัวอักขระ คือ หน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆ บิทมารวมกัน
3. เขตข้อมูลหรือคำ คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆ ตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย
4. ระเบียน คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์มารวมกัน
5. แฟ้มข้อมูล คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูลที่มี
ความสัมพันธ์มารวมกัน
การออกแบบฐานข้อมูล
การออกแบบฐานข้อมูลเพื่อนำมาใช้งานในองค์กรสามารถจำแนกได้ 2 วิธี คือ
1. วิธีอุปนัย เป็นการออกแบบฐานข้อมูลจากล่างขึ้นบนด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีการใช้งานอยู่แล้วภายในหน่วยงานต่างๆ ขององค์กร มาเชื่อมโยงเข้าด้วยกันเพื่อจัดทำเป็นระบบฐานข้อมูลขององค์กร
2. วิธีนิรนัย เป็นการออกแบบฐานข้อมูลจากบนลงล่าง เป็นการออกแบบฐานข้อมูลด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐาน ขั้นตอนการทำงานของหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร และความต้องการใช้งานฐานข้อมูล จากการสังเกตการณ์ สอบถามบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานฐานข้อมูล ตลอดจนรวบรวมข้อมูลจากแบบฟอร์มต่างๆ ที่มีใช้อยู่ภายในหน่วยงาน เพื่อนำมาออกแบบโครงสร้างฐานข้อมูลขององค์กร บุคลากรที่ทำหน้าที่ในการออกแบบฐานข้อมูล 3 ฝ่าย
1) ผู้บริหารฐานข้อมูลและผู้บริหารฐานข้อมูล เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่ในหารบริหารจัดการ ควบคุม กำหนดนโยบาย มาตรการ และมาตรฐานของระบบฐานข้อมูลทั้งหมดภายในองค์กร
2) นักวิเคราะห์ระบบและนักเขียนโปรแกรม มีหน้าที่รับผิดชอบในการวิเคราะห์และการออกแบบระบบฐานข้อมูล การเขียนโปรแกรมประยุกต์เพื่อการใช้งานในลักษณะต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้
3)ผู้ใช้ เป็นบุคคลที่ใช้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล ซึ่งวัตถุประสงค์หลักของระบบฐานข้อมูล คือ ตอบสนองความต้องการในการใช้งานของผู้ใช้
คุณสมบัติของฐานข้อมูลที่ดี
1. เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราสนใจจะทราบ
2. สมบรูณ์
3. เป็นปัจจุบัน
4. ถูกต้อง
5. ค้นหาได้สะดวก
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานต่างๆ
1. การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานบุคลากร ในการเก็บบันทึกประวัติบุคลากรของหน่วยงานแต่ละแห่ง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับตนเองและครอบครัว ประวัติการศึกษาในระดับต่างๆ ประวัติการเข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน
-ผู้บริหารแต่ละระดับจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรเพื่อการวางแผน การตัดสินใจ และการควบคุมงานให้เหมาะสมในเรื่องต่างๆ
-เจ้าหน้าที่ในระดับปฏิบัติการจะใช้ฐานข้อมูลในด้านการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสารภายใน การควบคุมงาน และการติดตามงาน
-หน่วยงานอื่นๆ ในภาครัฐหรือเอกชน อาจใช้ฐานบุคลากร ในการดูแลเรื่องภาษี การจ้างงาน สวัสดิการ รวมทั้งกฎหมาย/ข้อบังคับที่เกี่ยวกับบุคลและการดำเนินงานทางธุรกิจ เป็นต้น
2. การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา การเก็บข้อมูลในเรื่องเกี่ยวกับใบลงทะเบียนของนักศึกษาในสถานศึกษาแต่ละแห่งประกอบด้วย ข้อมูลเกี่ยวกับนักศึกษา อาจารย์ที่ปรึกษา ชุดวิชาที่ลงทะเบียน เป็นต้น
-นักศึกษาใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาเพื่อทำการวางแผนและตัดสินใจในเรื่องการเรียน
-อาจารย์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาเพื่อวางแผนและการปฏิบัติงานในเรื่องการเรียนการสอน
-ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานทะเบียนนักศึกษาอาจใช้ในการทำตารางเรียน การจัดทำใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียน เป็นต้น
3. การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานซื้อขายสินค้าห้างสรรพสินค้า การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานต่างๆ ได้แก่ การขายปลีก ระบบบัญชีเจ้าหนี้ และระบบบัญชีสินค้าคงคลัง เป็นต้น
การสืบค้นสารสนเทศ
ในที่นี้จะกล่าวถึงฐานข้อมูลที่มีให้บริการในสำนักวิทยบริการของมหาวิทยาลัย บริการสืบค้นบัตรรายการผ่านระบบเครือข่าย จากบริการฐานข้อมูลหนังสือและวารสารที่มีอยู่ในสำนักวิทยบริการของมหาวิทยาลัย
สถานบันบริการสารสนเทศ
เป็นแหล่งรวบรวมสารสนเทศต่างๆ ซึ่งทำหน้าที่จัดเก็บสารสนเทศอย่างมีระบบให้บริการและเผยแพร่สารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประเภทของสถาบันบริการสารสนเทศ
1. ห้องสมุด เป็นสถาบันบริการสารสนเทศที่เก่าแก่ที่สุดที่รวบรวมทรัพยากรสารสนเทศทุกสาขาวิชาการและสื่อทุกประเภท หน้าที่หลักในการให้บริการ คือ บริการยืม-คืน ตอบคำถามและช่วยค้นคว้าและมีบริการทรัพยากรสารสนเทศเพื่อการศึกษาและเพื่อความบันเทิง ห้องสมุดแบ่งเป็น
- ห้องสมุดโรงเรียน
-ห้องสมุดสำนักวิทยบริการของมหาวิทยาลัย
-ห้องสมุดประชาชน เป็นห้องห้องสมุดที่ตั้งขึ้นเพื่อบริการประชาชนในชุมชนต่างๆ
-หอสมุดแห่งชาติ ทำหน้าที่เก็บรวบรวมสะสมและรักษาทรัพยากรสารสนเทศของชาติไว้
2. ศูนย์เอกสารหรือศูนย์สารสนเทศ เป็นแหล่งจัดเก็บรวบรวมสารสนเทศเฉพาะเรื่อง เฉพาะสาขาวิชา เพื่อการค้นคว้าวิจัย และเพื่อการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่มีศูนย์สารสนเทศนั้นๆ โดยตรง
3. ศูนย์ข้อมูล คือ แหล่งรวบรวมข้อมูลและบริการข้อมูลตัวเลขสถิติต่างๆ งานวิจัยต่างๆ
4. หน่วยงานสถิติ ทำหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูล เก็บสถิติและเผยแพร่ข้อมูลของหน่วยงานนั้นๆ
5. ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ ทำหน้าที่รวบรวมและให้บริการสารสนเทศเฉพาะวิชา โดยการนำมาทำการวิเคราะห์ ประเมิน สรุปย่อ และจัดเก็บในลักษณะแฟ้มข้อมูล บริการข่าวสารทันสมัย และในรูปของสิ่งพิมพ์
6. ศูนย์ประมวลและแจกจ่ายสารสนเทศ ทำหน้าที่รวบรวมจัดเก็บและผลิตทรัพยากรสารสนเทศในรูปสื่อต่างๆ ทำหน้าที่ติดต่อขอทรัพยากรสารสนเทศในสาขาที่เกี่ยวข้องจากผู้ผลิต เพื่อรวบรวมให้เป็นระบบ สะดวกในการค้นคว้าและการแนะนำแหล่งข้อมูล
7.ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศ เป็นสถาบันที่ทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลหรือสถาบันสารสนเทศอย่างกว้างขวางในสาขาวิชาที่ศูนย์รับผิดชอบ
8. หอเหตุจดหมาย ทำหน้าที่จัดเก็บเอกสารทางราชการและเอกสารทางประวัติศาสตร์ของรัฐบาล
9. สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ อาจจะเป็นห้องสมุดหรือศูนย์ข้อมูลที่จัดให้มีบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ ปัจจุบันในประเทศไทยมีบริษัทต่างๆ ได้จัดตั้งเป็นสถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ ได้แก่
-ศูนย์ข้อมูลมติชน ให้บริการสืบค้นข้อมูลจากแฟ้มข่าวหนังสือพิมพ์ทุกฉบับในประเทศไทย พร้อมข่าวสารจากนิตยสารและสิ่งพิมพ์อื่นๆ
-บริษัทยูไนเต็ด บรอดแบนด์ เทคโนโลยี จำกัด (ยูบีที) ให้บริการค้นคว้าข้อมูลระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
-บริษัท OCLC ให้บริการค้นคว้าข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต
หน้าที่ของสถาบันบริการสารสนเทศ
1.รวบรวมทรัพยากรสารสนเทศทุกรูปแบบที่มีคุณภาพ
2. จัดเก็บข้อมูลอย่างมีระบบด้วยคอมพิวเตอร์เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการจัดเก็บและการให้บริการ
3. ผลิตทรัพยากรสารสนเทศเพื่อบริการ จำหน่ายจ่ายแจก แลกเปลี่ยนกับสถาบันบริการสารสนเทศและเพื่อการประชาสัมพันธ์
4. จัดทำฐานข้อมูลและมีบริการค้นคว้าสารสนเทศ
5. จัดสถานที่ให้เหมาะสม
7. จัดกิจกรรมส่งเสริมการอ่านในรูปแบบต่างๆ
8. จัดบริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้าข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต
